Oggetto: Informativa sul trattamento dei dati personali ai sensi del D.lgs. 196/2003 (Codice in materia di protezione dei dati personali), e del Regolamento UE 679/2016 (GDPR)
Egregio Sig. / Gentile Sig.ra
Comunichiamo che, per l’instaurazione di un rapporto di lavoro e/o per la corretta gestione del rapporto lavorativo con Lei già in essere, la nostra organizzazione è tenuta ad entrare in possesso e a trattare dati, riferiti a Lei ed eventualmente ai Suoi familiari, qualificati come dati personali ai sensi delle norme indicate in oggetto.
Si informa pertanto:
1. Natura dei dati trattati
I dati personali trattati saranno trattati da Pesenti Trasporti & Logistica srl.
La natura dei dati trattati è prevalentemente relativa a dati anagrafici, fiscali e relativi al rapporto di lavoro (es: nome, cognome, residenza, data e luogo di nascita, recapiti telefonici e telematici, coordinate bancarie, mansione svolta, stipendio percepito, formazione, esperienze scolastiche e lavorative, immagini).
I dati trattati sono acquisiti all’atto della costituzione del rapporto di lavoro, nel corso di questo e, talvolta, successivamente alla sua estinzione. Ove necessario per adempimenti previsti dalla legge o da contratti collettivi, i dati raccolti possono riguardare anche componenti del Suo nucleo familiare e/o conviventi.
Categorie particolari di dati trattati
Tra le informazioni acquisite vi sono anche dati c.d. particolari (Es: dati idonei a rivelare lo stato di salute o l’adesione ad un’organizzazione sindacale).
2. Finalità del trattamento
I dati saranno trattati per le seguenti finalità:
- per gli adempimenti preliminari alla sua assunzione (laddove questa non sia già intervenuta), ivi inclusa la valutazione del curriculum, la selezione e l’instaurazione del rapporto di lavoro;
- per la gestione amministrativa e contabile del Suo rapporto di lavoro e per l’adempimento dei connessi obblighi previsti dalla legge, dai contratti collettivi di riferimento e dal Suo contratto individuale;
- per lo svolgimento delle attività necessarie all’organizzazione del lavoro, anche rispetto alla gestione degli accessi fisici ed informatici a locali e sistemi informatici aziendali;
- per l’adempimento a norme di legge riguardanti la sicurezza sul lavoro e la prevenzione di reati (Es: normative anticorruzione, antimafia, D.Lgs. 231/2001);
- per le attività necessarie a tutelare la sicurezza e il patrimonio aziendale, quali la registrazione e l’analisi degli accessi all’infrastruttura informatica e la videosorveglianza;
- per la geolocalizzazione dei mezzi aziendali;
- se necessario, per accertare, esercitare e/o difendere i diritti in sede giudiziaria.
3. Basi giuridiche dei trattamenti
Pesenti Trasporti & Logistica srl tratta i dati personali dei dipendenti in forza delle seguenti basi giuridiche come da Art. 6.1 GDPR:
- il trattamento è necessario all'esecuzione di un contratto di cui l'interessato è parte (Es: contratto di lavoro) o all'esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dello stesso (Es: la valutazione del curriculum vitae finalizzata alla selezione del personale);
- il trattamento è necessario per adempiere un obbligo di legge al quale è soggetto il titolare del trattamento (Es: norme in materia di sicurezza sul lavoro, imposizione fiscale);
- il trattamento è necessario per il perseguimento del legittimo interesse di Pesenti Trasporti & Logistica srl (Es: l’interesse a instaurare e gestire efficacemente il rapporto di lavoro, l’interesse a tutelare i propri diritti insorgenti in relazione al suddetto rapporto e l’interesse a tutelare la sicurezza e il patrimonio aziendale).
Relativamente ai dati particolari il trattamento è legittimato ai sensi dell’Art. 9.2 GDPR: b): “ il trattamento è necessario per assolvere gli obblighi ed esercitare i diritti specifici del titolare del trattamento o dell'in-teressato in materia di diritto del lavoro e della sicurezza sociale e protezione sociale, nella misura in cui sia autorizzato dal diritto dell'Unione o degli Stati membri o da un contratto collettivo ai sensi del diritto degli Stati membri, in presenza di garanzie appropriate per i diritti fondamentali e gli interessi dell'interessato.”
4. Modalità del trattamento
Il trattamento sarà effettuato con idonee modalità e procedure, anche informatiche e telematiche, con logiche strettamente correlate alle finalità indicate al precedente punto 2 e comunque in modo da garantire la riservatezza e la sicurezza dei dati personali.
I dati potranno essere conosciuti dal personale autorizzato relativamente alla gestione del personale, all’organizzazione del rapporto di lavoro e/o dei sistemi informativi.
5. Obbligo o facoltà di conferire i dati
Ferma restando l’autonomia dell’interessato, l'eventuale rifiuto al conferimento di dati personali può comportare, a seconda della natura specifica dei dati, l’impossibilità, in tutto o in parte, di instaurare, proseguire o dare corretta esecuzione al rapporto di lavoro, di adempiere a obblighi previsti da leggi, regolamenti o normative comunitarie, ovvero da disposizioni impartite da Autorità a ciò legittimate dalla legge e da Organi di vigilanza e controllo.
6. Comunicazione e diffusione dei dati
I dati personali non sono soggetti a diffusione generalizzata. Ove necessario per gli incarichi od attività a Lei affidati, potranno essere oggetto anche di flussi informativi verso fornitori, consulenti o clienti/utenti.
In relazione alle finalità di trattamento di cui al punto 2 e nei limiti strettamente pertinenti alle medesime, i dati personali potranno essere comunicati alle seguenti categorie di soggetti:
- alle Amministrazioni ed enti pubblici competenti per adempimenti normativi in materia di lavoro, previdenza, assistenza, fisco, contabilità, igiene e sicurezza, ecc.;
- ai medici competenti incaricati tra le altre di svolgere attività previste dalla normativa sulla tutela della salute e sicurezza del lavoro;
- alle Rappresentanze sindacali, in adempimento di specifici obblighi derivanti dal CCNL e dal CIA o da altri accordi;
- a Fondi Pensione ed a Casse o Fondi di Assistenza e/o Previdenza Integrativa (se iscritto);
- alle Associazioni sindacali o patronali (se iscritto);
- a società, associazioni e collaboratori esterni per servizi e consulenze;
- a Banche ed Istituti di Credito per l’accreditamento delle competenze economiche;
- a società di servizi informatici, telematici, sanitari, di archiviazione o di altri servizi di natura tecnico/organizzativa;
- a tutti gli altri soggetti a cui i Suoi dati personali, di volta in volta, dovranno essere comunicati in relazione allo svolgimento delle Sue mansioni lavorative.
7. Diritti dell’interessato
La normativa sulla tutela dei dati personali (artt. 12-22 del Regolamento UE 679/2016) garantisce all’interessato il diritto di essere informato sui trattamenti dei dati e il diritto di accedere in ogni momento ai dati stessi e di richiederne l’aggiornamento, l’integrazione e la rettifica. Ove ricorrano le condizioni previste dalla normativa l’interessato può inoltre vantare il diritto alla cancellazione dei dati, alla limitazione del loro trattamento, alla portabilità dei dati, all’opposizione al trattamento, a non essere sottoposto a decisioni basate unicamente sul trattamento automatizzato.
Qualora il trattamento dei dati personali sia fondato sul consenso dell’interessato questi ha diritto a revocare il consenso prestato.
Per l’esercizio dei propri diritti e informazioni più dettagliate sui trattamenti dei dati, l’interessato potrà rivolgersi a Pesenti Trasporti & Logistica srl scrivendo alla casella di posta elettronica: privacy@pesenti.com.
Ove l’interessato ritenga lesi i suoi diritti, potrà tutelarsi proponendo reclamo innanzi al Garante per la protezione dei dati personali.
8. Periodo di conservazione dei dati
I Suoi dati personali saranno conservati per il periodo necessario a realizzare le finalità indicate nella presente informativa, nonché, in seguito all’esaurimento di tali finalità, sino al termine di prescrizione dei diritti insorti in conseguenza dei rapporti giuridici e di fatto intercorsi tra le parti e connessi direttamente o indirettamente alle finalità stesse.
I dati verranno quindi trattati per tutta la durata del rapporto contrattuale ed anche successivamente, nei limiti necessari per l’espletamento di obblighi di legge e per finalità amministrative (10 anni).
I dati personali relativi a:
- curriculum vitae ricevuti per finalità di selezione del personale, sono conservati per un periodo di 2 anni dal termine della selezione.
- videosorveglianza, sono conservati per un periodo non superiore a 48 ore (prolungabili nei periodi di chiusura aziendale).
- accessi fisici ai locali dell’azienda sono conservati per un periodo non superiore a 6 mesi.
- accessi al sistema informatico aziendale sono conservati per un periodo non superiore a 6 mesi.
- sistema di geolocalizzazione dei mezzi aziendali sono conservati per un periodo non superiore a 6 mesi.
I periodi di conservazione citati potranno essere incrementati nei casi in cui siano riscontrate la commissione di reati o violazioni della sicurezza e del patrimonio aziendale.
9. Titolare del trattamento
Titolare del trattamento è Pesenti Trasporti & Logistica srl, con sede legale in Zogno (Bergamo), 24019 - Viale Martiri della Libertà n. 31, C.F. 02179270166 e P.IVA 02179270166, contatti privacy@pesenti.com.
Il Titolare può trattare i dati direttamente, tramite propri dipendenti a ciò autorizzati, o avvalendosi di collaboratori esterni, che in tal caso assumono la qualifica di Responsabili del Trattamento.
L’elenco aggiornato dei Responsabili del Trattamento è reso disponibile dal Titolare su richiesta.
